Codice Etico
PREMESSA
Il presente documento, denominato Codice Etico, esprime gli impegni e le responsabilità che la Bea Technologies Spa, più avanti semplicemente Bea, assume nella conduzione della propria attività. Tali impegni e responsabilità sono assunti da tutti i collaboratori e dipendenti della Bea e dovranno ispirare il comportamento di tutti i soggetti sia essi interni od esterni che interagiscono con Bea ed in particolare con la Pubblica Amministrazione.
Il Codice Etico, in ottemperanza al Decreto Legislativo n. 231/2001, regola i principi, i diritti, doveri e responsabilità cui la Bea Technologies Spa si ispira. Tra questi il rispetto delle leggi e delle normative vigenti.
PRINCIPI GENERALI DI CONDOTTA ETICA
Il Codice etico della Bea si occupa di due tipi di comportamento: i principi che devono ispirare le decisioni personali dei dipendenti e le regole che assicurano l’osservanza delle leggi e dell’etica della Bea in quanto società.
Un dipendente Bea dovrà non solamente osservare tutte le leggi, ma agire anche, in ogni circostanza, con onestà, correttezza ed integrità e liceità.
Consulenti, agenti ed altri rappresentanti esterni della Società hanno gli stessi obblighi di comportamento etico richiesto ai propri dipendenti diretti quando agiscono con terzi per conto della Bea. Pertanto il riferimento a “dipendenti” nel testo che segue deve intendersi esteso non solamente al personale proprio diretto ma anche a personale temporaneo, agenti, consulenti ed ogni altra persona incaricata da Bea a prestare servizi per suo conto.
LINEE DI CONDOTTA ETICA PERSONALE
Responsabilità Positive
Ogni dipendente Bea ha la responsabilità di comportarsi eticamente nei confronti di clienti, fornitori, colleghi, azionisti e verso il pubblico in generale. Ci si aspetta dai dipendenti non solo di evitare di comportarsi in maniera non etica, ma essi devono anche prendere iniziative e assumersi responsabilità etiche assertive in merito a qualità, onestà e correttezza.
Qualità
Ogni dipendente Bea deve contribuire in ogni circostanza a questo impegno sulla qualità. Grazie agli sforzi congiunti, ognuno di noi mette la propria “firma” su tutto ciò che produce, sia che si tratti della produzione di un pezzo meccanico, della redazione di un memorandum o della gestione delle risorse umane. I dipendenti Bea devono avere l’orgoglio di dare il massimo di loro stessi in tutto ciò che porta la loro firma. Perché ciò avvenga, ogni dipendente è tenuto a presentarsi sul luogo di lavoro in orario, nel pieno delle sue capacità fisiche ed intellettuali e pienamente disponibile a fare lavoro di squadra lungo tutto l’arco della giornata.
Onestà
La Bea esige da ciascuno dei suoi dipendenti onestà. I dipendenti devono essere disposti ad assumersi la responsabilità dei propri errori. Ognuno dovrà far partecipi i propri Responsabili delle buone come delle cattive notizie, come ad esempio sulle cause di possibili problemi o di assenze e ritardi ingiustificati. Le valutazioni periodiche eseguite con i propri collaboratori devono includere una aperta discussione sui compiti ben svolti così come sulle aree di miglioramento richieste. Problemi di inadeguato rendimento o di conflitti interpersonali devono essere affrontati e discussi al loro primo apparire e non lasciati irrisolti. Dai dipendenti ci si attende che riportino eventuali comportamenti non etici ai propri Responsabili o alla Direzione. L’onestà impone inoltre ai dipendenti di rifiutare complicità diretta o passiva verso eventuali comportamenti scorretti.
Correttezza
Tutti i dipendenti della Bea devono trattare i propri colleghi con correttezza e rispetto. I Responsabili di Servizio devono favorire un ambiente che incoraggi i dipendenti a sviluppare pienamente le proprie capacità, evitando trattamenti discriminatori, disuguali o di prepotenza.
Conflitti di interesse
I dipendenti, loro coniugi e familiari devono evitare di avere interessi o attività esterne che possano venire in conflitto con gli interessi della Bea. Tali attività potrebbero creare una frattura tra la lealtà del dipendente verso la Bea e l’esterno, creando così un potenziale conflitto di interessi.
I dipendenti non possono lavorare o fornire servizi di consulenza a concorrenti, fornitori o clienti. I dipendenti non possono inoltre svolgere, durante il tempo libero, “attività collaterali” che siano in competizione con l’attività della Bea. Devono inoltre evitare di fare investimenti finanziari in società concorrenti, fornitori o clienti, al di fuori di investimenti in società per azioni pubblicamente quotate in borsa.
Accettazione di Doni
L’accettazione di doni provenienti da fornitori, clienti o concorrenti della Bea suggerisce l’idea di comportamenti poco onesti o corretti. Nessun dipendente o suo familiare potrà chiedere o accettare favori, doni, prestiti o altri benefici (inclusi servizi e sconti o altri beni materiali) da fornitori, clienti o concorrenti. L’unica eccezione a tale regola è l’offerta di intrattenimento o di doni (non in danaro) di valore puramente nominale per tradizione offerti su base di reciprocità a fornitori, clienti o concorrenti.
Uso delle Risorse della Società
Ciascuno dipendente Bea ha la responsabilità di far uso delle risorse delle società, incluso tempo, materiali, attrezzature e informazioni riservate, per scopi lavorativi e non per benefici personali. Eventuali usi a scopo personale, non autorizzati, potrebbero essere considerati un furto dei beni della società. Ci si attende, per esempio, che i dipendenti Bea siano occupati esclusivamente in attività per conto della società durante il normale orario lavorativo e non usare questo tempo per scopi personali. I beni della società, quali le attrezzature e gli strumenti di stabilimento, i materiali d’ufficio e i servizi, non possono ugualmente essere usati dai dipendenti altro che per scopi di lavoro. Eventuali usi di tali beni per attività sociali o personali del dipendente possono essere autorizzati esclusivamente dalla Direzione. Tutti i dipendenti ricevono fiduciariamente informazioni tecniche e commerciali della Bea e ci si attende che tali informazioni rimangano riservate e non siano divulgate né usate per scopi che esulino dalle attività e dai fini della società. Esse comprendono, ad esempio, i nomi di clienti e fornitori, i procedimenti di produzione, attrezzature, impianti e informazioni tecniche, disegni, programmi di attività, informazioni finanziarie e commerciali non pubblicate, nonché tutti i documenti e dati a questi pertinenti. Questo include anche i dati conservati elettronicamente. Bea ha fatto significativi investimenti in sistemi che consentono ai dipendenti accesso immediato ad una vasta gamma di informazioni aziendali e gran parte di tali sono interne e riservate.
I dipendenti Bea hanno il dovere di mantenere la confidenzialità di queste informazioni. L’eventuale divulgazione all’esterno di esse richiede l’esplicita approvazione preventiva della Direzione. Invenzioni o idee relative alle attività della Bea o sviluppate durante lo svolgimento delle proprie mansioni appartengono alla Bea e non devono essere altrimenti usate o commercializzate dai dipendenti. Ad esempio, un programma per computer messo a punto durante l’orario di lavoro o usando le attrezzature della società, o informazioni della società, non può essere venduto o ceduto al altri. Inoltre, progetti e informazioni relative ai prodotti Bea non possono essere usati se non nel contesto delle attività della Bea.
I dipendenti hanno l’obbligo di non fare un uso improprio delle invenzioni e delle idee degli altri. Materiale protetto da diritti d’autore, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, non può essere né copiato né distribuito in qualunque modo o forma. Si fa divieto di portare in azienda copie pirata coperte da diritto d’autore. Tale regole valgono anche, ma non limitatamente, per i programmi di calcolatori, per i nastri video e audio, su qualsivoglia supporto (elettronico o altro), come anche per il materiale scritto.
In quanto società, la Bea deve osservare alcune regole etiche e legali al fine di adempiere alle proprie responsabilità nei confronti di clienti e fornitori, dipendenti, azionisti e verso il pubblico in genere. La Bea è impegnata a condurre i propri affari con onestà ed integrità ed in piena osservanza delle leggi e regolamenti di ogni paese in cui opera. Di conseguenza, tutti i dipendenti devono assicurare non solo l’osservanza personale delle regole etiche, ma anche l’osservanza, da parte della società, di definite regole etiche, nello svolgimento delle sue attività. Tali regole riguardano regalie e pagamenti a terzi, procedure di sicurezza, politiche commerciali, obblighi verso i dipendenti e la comunità, nonché la corretta tenuta di registri e documenti.
Politiche sul lavoro
La Bea applica ai propri dipendenti il CCNL di categoria a cui ha aderito, esso norma i comportamenti in termini di procedure, regole e salario minimo da applicare. Per una maggior chiarezza si sottolinea che è vietato utilizzare lavoro minorile, lavoro forzato o immigrati irregolari sia in forma diretta che tramite lavoro somministrato e che è vietato ogni forma di discriminazione ed abuso sia esso per motivi di religione razza o sesso (vedi anche successivo punto 060).
È vietato altresì avvalersi del caporalato quindi è vietato a titolo esemplificativo ma non esaustivo trattenere documenti d’identità al fine di evitare che tali persone possano cambiare posto di lavoro, applicare costi di assunzione o costi di trasporto per andare e tornare dal posto di lavoro e qualsiasi altra forma di vessazione.
Intrattenimento ed omaggi
La Bea crede che le decisioni dei propri clienti debbano essere prese esclusivamente sulla base della qualità dei prodotti, del servizio offerto, del prezzo e di altri fattori competitivi. Doni e intrattenimenti di valore puramente nominale possono essere usati per stabilire un rapporto positivo con i clienti Bea. Nei casi dove l’omaggio o l’intrattenimento è una pratica normale ed accettata, tali cortesie possono essere offerte a condizione che ciò sia permesso, sia di valore nominale, non contrasti con le abitudini della società cliente e sia propriamente registrato nei libri Bea. Tali pratiche dovranno essere evitate con dipendenti delle pubbliche Amministrazioni per non incorrere in possibili violazioni legali. L’intrattenimento di clienti e fornitori con rimborso in nota spese è comunque permesso entro i limiti fiscali consentiti ed entro le regole stabilite dalle aziende clienti e fornitrici. Quando legalmente consentito, la Bea può pagare le spese viaggio ai dipendenti di clienti in visita presso una località. Bea per motivo di lavoro a condizione che siano ragionevoli, autorizzate dalla Direzione e correttamente registrate.
Pagamenti a terzi
La Bea può effettuare pagamenti a terzi esclusivamente per servizi o prodotti debitamente forniti alla società. Nessun dipendente Bea può effettuare alcun pagamento, anche se sotto forma di dono, ricompensa o provvigione per assicurare o mantenere rapporti di affari, o per alcun altro scopo, a personale di clienti, fornitori o concorrenti. Per evitare anche l’apparenza di pagamento improprio, nessun pagamento dovrà essere effettuato comunque in contanti all’infuori di spese documentate di piccola cassa. E’ vietato emettere assegni della società per “contanti” o “al portatore” od a favore di terzi autorizzati dalla persona che ha diritto a ricevere il pagamento.
Tutte le relazioni ed accordi con agenti e distributori devono essere messe per iscritto e in forma approvata dalla Direzione. Commissioni ed altri pagamenti devono essere adeguatamente documentati ed evidenziati ai fini fiscali.
La politica della Bea è di scegliere, assumere, promuovere e trattare tutti i propri dipendenti in maniera equa prescindendo da razza, sesso, religione, età o credo politico, di non discriminare i lavoratori portatori di handicap e di prendere iniziative per assicurare che tali prassi siano implementate. La società si aspetta che tutti i dipendenti diano supporto a tale politica e trattino i propri colleghi con rispetto e considerazione.
Tutti i dipendenti Bea si devono sentire impegnati a salvaguardare l’ambiente all’interno ed all’esterno degli stabilimenti e delle proprietà Bea. E’ politica della Bea osservare tutte le leggi in materia e adottare ogni misura preventiva per ridurre il rischio di rilascio di sostanze dannose. Qualora qualsiasi dipendente, avesse preoccupazioni su processi, metodi di controllo o di smaltimento che possano influenzare l’ambiente, tali preoccupazioni devono essere comunicate immediatamente al proprio supervisore o alla persona che ha la responsabilità della protezione ambientale.
L’integrità della Bea è documentata in maniera concreta tramite i suoi libri e documenti contabili. Tutti i dipendenti hanno pertanto la responsabilità di assicurare l’esattezza, l’affidabilità dei dati contabili della società e l’archiviazione. E’ prassi della società che tutti i libri e i documenti contabili si conformino ai principi generalmente accettati e alle leggi e/o regolamenti in vigore. Tutte le voci devono contenere le descrizioni appropriate delle relative transazioni e sono vietate dichiarazioni false o improprie. Ci si attende che tutti i dipendenti mantengano una contabilità accuratamente aggiornata e si adoperino per una corretta archiviazione. Nessun dipendente potrà accettare alcuna transazione se non perfettamente documentata.
Integrità del Prodotto
Una rigorosa integrità del prodotto è necessaria alla Bea per rispettare i propri obiettivi di qualità e mantenere la sua reputazione di fornitore di prodotti di qualità. Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di assicurare l’integrità dei prodotti che sono sotto il proprio controllo e l’accuratezza della documentazione relativa all’integrità del prodotto. I casi di sospetto occultamento intenzionale di lavoro o materiale difettoso o falsificazione di documenti devono essere immediatamente riferiti alla Direzione.
Luogo di lavoro
Per luogo di lavoro si intendono sia i luoghi in cui si compie l’attività lavorativa abituale, sia i luoghi comunque collegati all’attività di lavoro (conferenze, viaggi di lavoro, attività sociali connesse all’ambito lavorativo, etc.).
Bea intende mantenere al proprio interno le migliori condizioni di benessere nel lavoro, assicurando un ambiente di lavoro ispirato a principi di uguaglianza e di tutela della libertà, della dignità e dell’inviolabilità della persona così come sancito dalle normative in vigore. Bea non ammette alcuna discriminazione e/o molestie e garantisce pari opportunità ed eguale dignità e imparzialità di trattamento per tutti i soggetti trattati esclusivamente in base alle loro capacità e competenze professionali.
Discriminazioni
Le discriminazioni sono sia dirette che indirette, così come di seguito definite:
- a) discriminazione diretta quando, per religione, per convinzioni personali, per disabilità, per età o per orientamento sessuale, una persona è trattata meno favorevolmente di quanto sia, sia stata o sarebbe trattata un’altra in una situazione analoga;
- b) discriminazione indiretta quando una disposizione, un criterio, una prassi, un atto, un patto o un comportamento apparentemente neutri possono mettere le persone che professano una
determinata religione o ideologia di altra natura, le persone diversamente abili, le persone di una particolare età o di un orientamento sessuale in una situazione di particolare svantaggio rispetto ad altre persone.
Molestie
Le molestie sono intese come reiterate e persistenti condotte ostili, con finalità persecutorie, suscettibili di violare la dignità della persona e di creare un clima intimidatorio, degradante, umiliante, ostile od offensivo.
È considerata molestia anche ogni forma di ritorsione contro chiunque denunci molestie o vi si opponga. In particolare, per molestia sessuale si intende ogni atto o comportamento indesiderato a connotazione sessuale, espresso in forma fisica, verbale o non verbale in ambito lavorativo e che arrechi offesa alla dignità e alla libertà della persona che lo subisce.
I lavoratori che si sentano oggetto di molestie o discriminazioni sono invitati a interessare senza alcun indugio la Direzione aziendale. Coloro che invece abbiano assistito a un comportamento discriminatorio e/o configurabile quale molestia, devono immediatamente segnalarlo ai medesimi canali. Per i comportamenti che si ritiene possano avere rilievo sul piano penale, Bea Technologies Spa sollecita ogni persona, che si ritenga vittima di tali comportamenti, a rivolgersi senza alcun indugio alle competenti Autorità.
È fatta naturalmente salva, in ogni caso, ogni altra forma di tutela giurisdizionale o la facoltà di rivolgersi ad altre strutture di tutela.
VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO
A tutto il personale, agenti consulenti ed altri rappresentanti è richiesto di essere a conoscenza e di osservare queste norme di condotta etica. Violazioni del codice etico Bea possono giustificare anche sanzioni disciplinari o risoluzione di contratti secondo quanto previsto dalle norme in vigore.
I supervisori devono assicurare l’osservanza del codice etico nelle aree di loro competenza; tale osservanza sarà uno dei criteri in base al quale i supervisori stessi saranno valutati. Tutti i supervisori Bea devono dare il loro esempio e chiaramente comunicare il proprio impegno verso queste norme etiche.
Ai dipendenti a conoscenza di comportamenti che violano queste norme è richiesto di riportarli immediatamente. “Chiudere un occhio” implica tacita approvazione ed incoraggiamento a comportamenti non etici che non devono trovare posto presso Bea. Violazioni a tali norme possono essere comunicate direttamente alla Direzione e l’identità personale sarà tenuta riservata.
La Bea, in relazione alla gravità dell’illecito realizzato, adotterà i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da parte dell’Autorità Giudiziaria. Ogni violazione al presente Codice, Etico commessa da dipendenti, comporterà l’adozione di provvedimenti disciplinari, proporzionati in relazione alla gravità o recidiva della mancanza e al grado della colpa, nel rispetto della disciplina di cui all’art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 ed alle disposizioni contenute nei contratti di lavoro applicabili. Le disposizioni del presente Codice si applicano anche ai prestatori di lavoro temporaneo. Relativamente agli amministratori ed ai sindaci, la violazione delle norme del presente Codice può comportare l’adozione, da parte rispettivamente del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, di provvedimenti proporzionati in relazione alla gravità o recidiva della mancanza e al grado della colpa, sino alla revoca del mandato per giusta causa.